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专业展览后勤服务公司的专业经验
来源:会展一点通-轻松方便您参与会展会议的生活!会展酒店预订-展台设计搭建-商旅票务服务尽在“一点通” 编辑者:admin 浏览:4984 次 发布:2010-11-16 21:20:47
以下为多家专业展览后勤服务公司的专业经验,提供厂商参考。 


一、计划时间表 
(一)12个月前 
1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面,综合专家意见,选定全年展览计划;
2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料;
3、选定场地;(一般而言,首次参加国际大展,较难取得最佳位置); 
4、了解付款形式,考虑汇率波动,决定财务计划 


(二)9个月前 
1、设计展览结构;
2、取得展览管理公司的设计批准;
3、选择并准备参展产品;
4、与国外潜在客户及目前顾客联络;
5、制作展览宣传册; 


(三)6个月前
1、以广告或邮件等进行推广活动;
2、确定旅行计划;
3、支付展览场地及其他服务所须预先付款; 
4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译; 
5、安排展览期间翻译员;
6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销; 


(四)3个月前 
1、继续追踪产品推广活动;
2、最后确定参展样品,并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品,帖上公司标签,赠送索取样品的客商;
3、将展位结构设计做最后的决定; 
4、计划访客回应处理程序; 
5、训练参展员工;
6、排定展览期间的约谈;
7、安排展览现场或场外的招待会;
8、购买外汇; 


(五)四天前 
1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包;
2、搭乘飞机至目的地; 


(六)三天前 
1、抵达,饭店登记; 
2、视查展览厅及场地; 
3、咨询运输商,确定所有运送物品的抵达;
4、指示运输承包商将物品运送至会场;
5、连络所有现场服务承包商,确定一般准备就绪;
6、与展览组织代表连络,告知通讯方法; 
7、访问当地顾客; 


(七)两天前 
1、确定所有物品运送完成; 
2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能; 
3、布置展位;
4、将所有活动节目做最后的决定; 


(八)一天前 
1、将摊位架构、设备及用品做最的检查; 
2、将促销用品发送直接分配中心; 
3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报; 


(九)展览期间 
1、尽早到会场; 
2、於展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅; 
3、实地观察后尽早预约明年场地; 
4、详细记录每一个到访客户的情况及要求,不要凭事后记忆;
5、对于没有把握的产品需求,不要当场允诺,及时回报总部作出合理答复,一旦应承,必须按质按期完成,以取得客户合作信心;
6、每日与员工进行简报;
7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司,以便即时处理及回应; 


(十)展览结束 
1、监督摊位拆除;
2、处理商机; 
3、寄出谢卡;  

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